Come pianificare le vacanze (altrui) senza stress
Vacanze: momento di relax per i dipendenti, momento di stress per i responsabili del personale?
No,assolutamente. Se il processo di pianificazione delle vacanze è organizzato per tempo, non causa stress supplementare ai responsabili del personale.
Quali difficoltà incontrano questi ultimi al momento della pianificazione quando si tratta della gestione di parecchie persone?
La RSI è un’industria di servizio che lavora 24h su 24h. Per pianificare al meglio le vacanze, e per poter dare a tutti la possibilità di poterle godere nel periodo desiderato (se possibile, naturalmente) chiediamo ai nostri colleghi e alle nostre colleghe di inoltrare la richiesta entro la fine del mese di febbraio. In questo modo, il servizio di pianificazione può programmare i lavori e le assenze con anticipo e, soprattutto, senza stress.
Una volta le vacanze erano meno “flessibili”, oggi, mi sembra, si tende piuttosto che fare un lungo periodo a frammentarle con ponti o soggiorni più brevi ma più frequenti: questo rappresenta un problema in più per voi?
No, anzi. Talvolta delle piccole pause aiutano i collaboratori e le collaboratrici a “staccare la spina” e a rientrare con uno spirito diverso. Importante è che il personale, durante l’assenza, abbia la possibilità di rigenerarsi, riposare e ricaricare le batterie. D’obbligo, però, prendere almeno una volta all’anno due settimane consecutive di vacanza.
Le leggi che concernono le vacanze, secondo voi, dovrebbero essere modificate?
No, le leggi in vigore per la nostra azienda vanno bene. Danno la giusta flessibilità e regole adeguate.
In linea di massima, conta di più la formazione o la personalità?
È chiaro che per ricoprire determinati ruoli è necessario che la persona abbia la giusta formazione ma una “giusta” personalità è più difficile da acquisire se non la si ha. Ho visto candidati che nonostante non avessero l’esatto profilo richiesto dal datore di lavoro, grazie alla loro personalità sono riusciti ad ottenere il posto rispetto a persone più mirate tecnicamente.
Si presentano sovente dei casi “complicati” (per esempio dipendenti che si ammalano durante il periodo di vacanza, oppure all’estero e che, quindi, non possono fornire un certificato immediato, oppure che devono rinunciare in un determinato periodo, poniamo per motivi familiari, alle vacanze “sballando” il planning…)?
Non accade spesso avere questo tipo di casi. In effetti, l’utilizzo dell’informatica, del wifi e dei device mobili aiutano a sopperire al problema del certificato medico: ne riceviamo anche via mail o tramite fax. La pianificazione perfetta è una chimera. I nostri colleghi e le nostre colleghe sono specialisti in trouble-shooting. Trovare una soluzione a questo tipo di problematiche, discutendone con il personale, è un loro compito e lo portano a termine con professionalità. Cerchiamo sempre, con il dialogo, di trovare soluzioni che possano soddisfare sia le necessità aziendali sia le necessità del personale.
Sempre di più, con l’uso dei mezzi informatici, i dipendenti possono essere raggiunti in qualsiasi momento dal datore di lavoro, vacanze comprese. Quali sono i limiti che si è posta la vostra azienda per evitare di cadere in quello che potrebbe essere considerato un abuso?
Tutti noi hanno dei sostituti che, durante le assenze, possono e devono prendere decisioni in nostra assenza. È quindi senz’altro possibile godere delle meritate vacanze senza essere “disturbati” attraverso i device mobili. Diverso il discorso per quanto riguarda i Quadri aziendali; in caso di eventi eccezionali vengono sollecitati anche se sono in vacanza. Sono però delle eccezioni. Il discorso è spesso capovolto. Ci sono collaboratrici e collaboratori che non riescono a “staccare”: mantengono un contatto addirittura giornaliero con il proprio posto di lavoro. Le origini possono essere diverse: timore di essere “dimenticati”, il desiderio di portare a termine dei compiti con i propri livelli di qualità ecc… Inoltre abbiamo la categoria di personale che per principio “non vorrebbe mai andare in vacanza” e qui, allora, scatta l’obbligo e la pianificazione diretta delle vacanze. Con queste categorie di personale, i superiori discutono e, in collaborazione con le Risorse Umane, cercano delle soluzioni o offrono supporto.
Si dice che la vostra azienda accordi molta importanza alla prevenzione nel campo della salute dei dipendenti: le vacanze dovrebbero rientrare anche in questo discorso poiché dovrebbero consentire al collaboratore di rigenerarsi. Quale modello di vacanza ideale proponete in quest’ottica (raccomandazione, per esempio, di evitare sport estremi, oppure altri consigli…da mettere in valigia)?
La RSI, sulla base di statistiche interne sugli Infortuni Non Professionali (INP), organizza, in due periodi ben distinti dell’anno, delle campagne di sensibilizzazione rivolte a tutto il personale. Le campagne primaverili sono dedicate alla prevenzione degli infortuni degli sport “a rischio”, quali: calcio, bici, trekking, giochi acquatici, ecc. Mentre, per le campagne autunnali, la sensibilizzazione verte prevalentemente su sport invernali: sci, pattinaggio, snow board, ecc. L’obiettivo di queste campagne è quello di sensibilizzare il maggior numero di collaboratori possibili così da evitare inutili incidenti che gravano sia sulla salute della persona, come pure, sull’Azienda.