Informazioni aggiuntive

• Rif. NL NL ottobre 2014
• Titolo "Tema del mese" "badboss": riflessioni utili per una leadership sempre all’altezza
• Autore "Tema del mese" Beatrice Bauer, psicologa e senior professor Sda Bocconi
• Titolo "A Gentile Richiesta" Archiviazione dei documenti del personale
• Domanda "A gentile richiesta"

  Ho necessità di avere dei riferimenti normativi a proposito dell’archiviazione dei documenti del personale. Dove posso trovare quanto imperati­vo, nella legge? Faccio riferimento a dossier com­pleti (contratti, corrispondenza certificati medici, curriculum-vitae candidature, ore di presenza e assenze, dichiarazione AVS/Imposte ecc.)

• A gentile richiesta

  Le nuove disposizioni, relative alla contabilità commerciale e alla presentazione dei conti entra­te in vigore il 1° gennaio 2013, non prevedono l’obbligo espresso di conservare la corrisponden­za d’affari, di cui la documentazione del dossier del personale è composta, come era invece previ­sto dal vecchio art. 962 CO. Infatti, l’art. 958f CO previsto in merito alla tenuta e conservazione dei libri, prevede che i libri di commercio, i documen­ti contabili, la relazione sulla gestione e la relazio­ne di revisione siano conservati per dieci anni. La corrispondenza d’affari non vi è più menzionata. Significa che è ormai possibile distruggere que­sta corrispondenza? Certamente no. L’obbligo di conservare da parte di una società rimane valido anche per questa documentazione anche se non più indicata nella legge. Difatti, le nuove disposi­zioni non implicano alcun cambiamento concer­nente l’inizio, la durata e la forma dell’obbligo di archiviazione. Il termine di conservazione decorre sempre secondo il nuovo art. 958f CO, dalla fine dell’esercizio. I libri e i documenti contabili pos­sono sempre essere conservati su supporto car­taceo, su supporto elettronico o in forma analo­ga, sempreché sia garantita la concordanza con le operazioni e gli altri eventi cui si riferiscono e possano essere resi leggibili in ogni momento. Il Consiglio federale ha poi aggiornato l’Ordinanza sui libri di commercio (Olc), la quale fissa le dispo­sizioni concernenti i libri da tenere, i principi ap­plicabili alla loro tenuta e conservazione e i sup­porti d’informazione utilizzabili senza apportare alcuna modifica sostanziale. Inoltre, la questione di cosa comprende la corrispondenza d’affari era già discussa da tempo dalla dottrina e ha portato in questi ultimi anno a molte incertezze giuridi­che, in particolare concernente l’archiviazione di e-mail con la conseguenza di un’archiviazione ec­cessiva. La definizione data dalla dottrina passata era stata criticata in quanto troppo restrittiva e precludeva parte della corrispondenza che pote­va avere un’incidenza giuridica sulla società. La dottrina moderna è ormai divenuta recentemen­te unanime sul fatto che la corrispondenza d’af­fari comprende ogni documento in entrata o in uscita o stabilito internamente di cui il contenuto ha un’incidenza (di qualunque natura essa sia) sul bilancio. Questo include i contratti, le e-mail e ogni documento che contenga elementi essen­ziali per atti giuridici della ditta e per la posizione giuridica di quest’ultima. I documenti che com­pongono i dossier del personale posso essere dunque considerati interamente corrispondenza d’affari. Anche prima dell’entrata in vigore del­le nuove disposizioni ogni documento che non aveva alcun valore probatorio per la posizione giuridica della società, poteva essere distrutta. Per questi motivi, la corrispondenza d’affari deve essere sempre conservata malgrado non sia più espressamente prevista nella legge. Infine, il dos­sier del personale continente degli importanti documenti che potranno servire da prova ad una data futura. Pertanto, la ditta dovrà tutelarsi in vista di pretese possibili da parte del dipendente e quindi conservarla per i dieci anni (che corri­sponde al termine generale di prescrizione, art. 127 CO) malgrado il termine di prescrizione per i rapporti di lavoro di lavoratori (art. 128, ch. 3 CO) sia di cinque anni.
  Il capitolo del manuale 1.12.4 concernente la conservazione del dossier: archiviare, distruggere o restituire è proprio stata programmata per il prossimo aggiornamento.

  Avv. Prisca Renella

   Il dossier del personale: Manuale 1.12

• Tit. Giurisprudenza Licenziamento abusivo
• Sentenza Sentenza del Tribunale Federale del 19 febbraio 2014 (4A_2/2014)